Работа, выполняемая сотрудником по своей инициативе, сверхурочной не является

Документ

Письмо Роструда от 02.08.2023 № ПГ/15898-6-1

Комментарий

Работа, которую выполняет сотрудник после окончания рабочего дня по своей инициативе, не является сверхурочной.

Режим рабочего времени и времени отдыха, который является общим для работников, устанавливается в Правилах внутреннего трудового распорядка работодателя. Если режим рабочего времени и времени отдыха сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя (установленных в ПВТР), то он указывается в трудовом договоре (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).

Так, рабочим является время, в течение которого работник исполнял трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Сверхурочной считается работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени (ч. 1 ст. 99 ТК РФ). Из этой нормы следует, что обязательным условием для признания работы сверхурочной является инициатива работодателя. Она может быть оформлена в виде письменного приказа или устного распоряжения работодателя о необходимости работы сверхурочно, то есть за пределами установленного рабочего времени.

Роструд пояснил, что если работник по своей инициативе задерживается после окончания рабочего дня (например, чтобы закончить начатую работу) без устного или письменного приказа (распоряжения) работодателя, то такая работа не признается сверхурочной. Следовательно, оплачивать такую работу в повышенном размере как сверхурочную работодатель не обязан.

Аналогичной точки зрения придерживается Минтруд России в письме от 05.03.2018 № 14-2/В-149.

Может ли справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) подтвердить, что сотруднику не представлялся отпуск?

Документ

Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 24.07.2023 по делу № 88-13070/2023

Комментарий

Сотруднику при увольнении полагается компенсация за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). Работодатели и работники иногда расходятся в том, сколько дней отпуска было использовано в период работы. Спор о количестве дней, за которые положена компенсация, рассмотрел Третий КСОЮ.

Работник утверждал, что отпуска ему не предоставлялись, в качестве подтверждения этого факта он предъявил суду справку 2-НДФЛ (на текущий момент это справка о доходах и суммах налога физлица, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@), в которой отсутствовали выплаты с кодом "Отпускные" (2012).

Однако суд работника не поддержал. В качестве подтверждения фактов предоставления отпусков судьи приняли приказы, а также расчеты среднего заработка за период отпусков.

При этом в определении от 24.07.2023 по делу № 88-13070/2023 судьи Третьего КСОЮ отметили следующее. Тот факт, что в справке 2-НДФЛ не указан код дохода "Отпускные" (2012), свидетельствует о ненадлежащем выполнении налоговым агентом обязанности по заполнению отчетности, но не опровергает факта предоставления работнику отпусков.

Можно ли возложить обязанности по ведению воинского учета на кадровика?

Вопрос аудитору

В организации численность военнообязанных менее 500. Может ли руководитель организации возложить обязанности по ведению воинского учета на специалиста по кадрам? Полагается ли ему оплата за работу по ведению воинского учета?

На специалиста по кадрам можно возложить обязанности по ведению воинского учета. За выполнение дополнительной работы сотруднику полагается оплата.

Обоснуем ответ.

Вести воинский учет сотрудников должны все организации вне зависимости от форм собственности (пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ "Об обороне").

В соответствии с требованиями п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (далее – Закон № 53-ФЗ) органы государственной власти и организации должны вести воинский учет по правилам, установленным Законом № 53-ФЗ и Положением, утв. постановлением Правительства России от 27.11.2006 № 719 (далее – Положение).

Вести воинский учет в организации должно ответственное лицо (или лица), уполномоченное на это руководителем организации. При этом количество и занятость лиц, ответственных за ведение воинского учета, напрямую зависят от количества работников, подлежащих воинскому учету. Если в организации численность военнообязанных работников менее 500, то обязанности по ведению воинского учета выполняет один работник по совместительству (п. 12 Положения). При этом законодательство не запрещает возложить на работника дополнительные обязанности в порядке совмещения должностей.

Таким образом, работник может выполнять дополнительную работу по ведению воинского учета по совместительству (ст. 60.1, 282 ТК РФ) или в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ). Такие обязанности можно возложить на специалиста по кадрам или на другого сотрудника отдела кадров, но только с его согласия.

Если специалисту по кадрам оформляется совместительство, то дополнительную работу сотрудник будет выполнять в свободное от основной работы время. В этом случае с сотрудником заключается отдельный трудовой договор о работе по совместительству (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Оплата труда совместителя производится пропорционально отработанному времени (ст. 285 ТК РФ).

При оформлении специалисту по кадрам совмещения должностей дополнительные обязанности сотрудник будет выполнять в течение установленного ему рабочего времени (без освобождения от основной работы) (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). В этом случае с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении и работодатель издает приказ о совмещении должностей. За такую работу сотруднику полагается доплата, размер которой определяется по соглашению сторон с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ). При этом никаких минимальных и максимальных размеров доплаты за совмещение должностей Трудовым кодексом РФ не установлено (письма Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940, Роструда от 31.08.2012 № 1180-6-1).

Если организация не оплачивает сотруднику дополнительную работу по ведению воинского учета, она нарушает требования трудового законодательства. За такое нарушение предусмотрена ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа:

• для должностного лица – от 10 000 до 20 000 рублей,
• для организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

Учитывается ли период повышения квалификации при исчислении стажа, дающего право на ежегодный отпуск?

Вопрос аудитору

Организация направила сотрудника на повышение квалификации с отрывом от работы. Должны ли учитываться дни, когда сотрудник повышал квалификацию, при исчислении стажа для ежегодного отпуска? Как отразить этот период в табеле?

Период повышения квалификации включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Обоснуем ответ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются периоды, указанные в ч. 1 ст. 121 ТК РФ. К таким периодам, в частности, относится время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность). В норме приведен неисчерпывающий перечень таких периодов – ежегодный оплачиваемый отпуск, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха.

Статья 187 ТК РФ обязывает работодателя при направлении работника для повышения квалификации (профессиональной переподготовки) с отрывом от работы сохранять за ним место работы (должность) и средний заработок по основному месту работы. Таким образом, период, когда сотрудник находился на повышении квалификации, включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Период, когда сотрудник отсутствовал на работе в связи с повышением квалификации, необходимо отразить в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Если работодатель применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени (форму № Т-12 или № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), то для обозначения периода повышения квалификации с отрывом от работы используется буквенный код "ПК" или цифровой код "07".

Работодатель может разработать собственную форму табеля учета рабочего времени и условные обозначения для него, утвердив их приказом. Для отражения в табеле периода повышения квалификации работодатель может установить собственный буквенный или цифровой код.

Нужно ли организации подавать расчет по взносам, если нет работников или выплат им?

Документ

Информация УФНС России по Республике Бурятия от 12.10.2023

Комментарий

УФНС России по Республике Бурятия напомнила организациям о необходимости подавать расчет по взносам (далее – РСВ), даже если:

• нет сотрудников;
• не было начислений в пользу физлиц;
• не ведется финансово-хозяйственная деятельность.

Информация об этом размещена здесь. Аналогичное мнение выразил Минфин России в письме от 24.03.2023 № 03-15-07/26016. В названных случаях следует представлять РСВ с нулевыми показателями.

Так, за 9 месяцев 2023 года страхователи должны подать расчет по взносам не позднее 25 октября 2023 года (п. 7 ст. 431 НК РФ). В соответствии с упомянутым п. 7 ст. 431 НК РФ страхователи обязаны каждый месяц подавать в налоговый орган персонифицированные сведения. Однако поскольку содержание таких сведений аналогично разделу 3 расчета по взносам, ФНС России полагает, что за последний месяц отчетного (расчетного) периода персонифицированные сведения подавать не нужно. Это связано с тем, что в подобном случае срок представления сведений и РСВ совпадает. Однако из норм НК РФ это не следует. Подробнее читайте в статье.

Что касается уведомления об исчисленных суммах страховых взносов, то его нужно представлять в тех случаях, когда уплата взносов происходит до подачи РСВ (абз. 1 п. 9 ст. 58 НК РФ). Взносы уплачиваются ежемесячно не позднее 28-го числа (п. 3 ст. 431 НК РФ). РСВ за 9 месяцев 2023 года подать нужно не позднее 25 октября 2023 года. Следовательно, уведомление о суммах взносов, исчисленных за сентябрь 2023 года, представлять не нужно, т. к. РСВ по итогам 9 месяцев 2023 года страхователи подают ранее даты уплаты взносов. Это подтвердили в ФНС России в комментируемой информации на сайте.

Заметим, что если отсутствует сумма взносов к уплате, нулевое уведомление об исчисленных суммах подавать в любом случае не нужно (см. здесь).

Может ли налоговая требовать скан-образы документов?

Документ

Письмо ФНС России от 29.09.2023 № Д-5-26/56@

Комментарий

В соответствии с п. 1 ст. 93 НК РФ налоговый орган при проверке вправе истребовать у налогоплательщика необходимые для проверки документы. Налогоплательщик может их подать следующими способами (п. 2 ст. 93 НК РФ):

• предоставить в инспекцию лично или через представителя;
• направить по почте заказным письмом. При этом копии документов налогоплательщик должен заверить;
• направить в электронной форме с помощью ТКС или через личный кабинет. В этом случае документы необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. В электронной форме документы представляются по форматам, утв. ФНС России. Если изначально документы были составлены на бумаге, то их можно передать в налоговую в электронной форме в виде скан-образов (по форматам, установленным ФНС России) с сохранением реквизитов документов.

Зачастую налоговые органы требуют скан-образы документов или документы в бумажной форме, причем независимо от того, как документ был составлен изначально – в бумажной или электронной форме. ФНС России письмом от 29.09.2023 № Д-5-26/56@ подчеркнула, что это является нарушением прав плательщиков. В ФНС России добавили, что информацию о недопустимости подобных действий управления ФНС России должны донести до территориальных инспекций.

Таким образом, способ представления истребуемых документов определяет сам плательщик. Ранее налоговая служба рассказывала также об иных правилах истребования документов. Подробнее см. здесь.