Не нарушает ли рассылка расчетных листков сотрудникам законодательство о персональных данных?

Вопрос аудитору

Вправе ли работодатель рассылать расчетные листки на электронную почту сотрудников с их согласия? Нарушает ли это требования законодательства о персональных данных?

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ) персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Сведения о заработной плате работника относятся к персональным данным (см. письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681). Таким образом, расчетные листки содержат персональные данные работников.

Согласно п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, одним из условий обработки персональных данных работников является получение работодателем согласия работников на это. Однако в некоторых случаях получать согласие необязательно. Так, согласие на обработку персональных данных не требуется для исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является работник (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Отметим, что обработка персональных данных работников не требует получения согласия указанных лиц при условии, что объем обрабатываемых работодателем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством (см. разъяснения Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве").

Поскольку работодатель обрабатывает персональные данные своих работников, отношения с которыми основаны на трудовом договоре, согласие сотрудников на обработку оператором (работодателем) персональных данных не является обязательным. Полагаем, работодатель вправе получить письменное согласие работников на рассылку расчетных листков по электронной почте, поскольку запрета на это в Законе № 152-ФЗ нет.

Отметим также, что отправка расчетных листков на адрес электронной почты, доступ к которой имеет только сотрудник, вошедший под своим именем и паролем, не нарушает требования законодательства о персональных данных. На это указано в решении Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 21.04.2016 № 2-4346/2016.

Таким образом, считаем, что работодатель не нарушает требования законодательства о персональных данных при отправке (рассылке) расчетных листков в электронном виде на адреса электронной почты сотрудников, доступ к которым имеют только сотрудники, вошедшие под своим именем и паролем.

Можно ли не проводить индексацию зарплаты, если она выше прожиточного минимума?

Документ

Апелляционное определение Калужского областного суда от 31.03.2025 № 33-1002/2025

Комментарий

Индексация заработной платы – это регулярное увеличение выплачиваемых работникам сумм с целью обеспечения нормального уровня жизни в условиях роста цен на товары и услуги (ст. 134 ТК РФ). Порядок проведения индексации зависит от вида работодателя. В негосударственных организациях порядок индексации должен быть прописан в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (ст. 134 ТК РФ). При этом условия проведения индексации (ее периодичность, размер, способы и т. д.) устанавливаются работодателем на его усмотрение.

Так, Калужский областной суд признал правомерным условие в ЛНА работодателя о том, что индексация заработной платы проводится, только если средняя заработная плата по организации ниже установленного в регионе прожиточного минимума для трудоспособного населения.

При этом в определении от 31.03.2025 № 33-1002/2025 суд подчеркнул, что порядок индексации заработной платы работодателями, которые не получают бюджетного финансирования, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Такое правовое регулирование, по мнению судей, направлено на учет особенностей правового положения работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, и обеспечивает им (в отличие от работодателей, финансируемых из соответствующих бюджетов) возможность учитывать всю совокупность обстоятельств, значимых как для работников, так и для работодателя. А поскольку ТК РФ для таких работодателей не устанавливает никаких требований к механизму индексации, они вправе избрать любые условия ее осуществления.

Важно! В рассматриваемом случае работнику периодически производилось повышение должностного оклада. Такие повышения судьи посчитали достаточными для выполнения требований ст. 134 ТК РФ.

Является ли организация, в которой работает один сотрудник, оператором персональных данных?

Вопрос аудитору

Является ли организация, в которой работает один сотрудник (он же учредитель и директор) оператором персональных данных?

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ) персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). К персональным данным относятся Ф. И. О., должность (профессия), размер заработной платы, номер телефона, паспортные данные.

Операторами персональных данных признаются организации и физические лица (в т. ч. ИП), которые самостоятельно или совместно с другими лицами обрабатывают персональные данные физических лиц (работников, клиентов и др.) (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Под обработкой персональных данных понимаются любые действия (операции), совершаемые с использованием средств автоматизации (или без таких средств) с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

С директором организации, который является ее единственным учредителем, можно оформлять трудовые отношения так: заключить трудовой договор или составить решение единственного участника об исполнении функций руководителя. Работодатель (организация), который обрабатывает персональные данные своих работников, является оператором персональных данных (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Если директор организации является ее единственным учредителем, то он состоит в трудовых отношениях с организацией (независимо от способа оформления этих отношений), что подразумевает обработку его персональных данных работодателем. Таким образом, организация является оператором персональных данных, даже если в ней работает только один сотрудник (директор, генеральный директор), персональные сведения которого обрабатываются.

В процессе деятельности организация, как правило, взаимодействует с заказчиками (клиентами, контрагентами), получает от них различные документы (в т. ч. доверенности), в которых есть фамилии, имена, отчества, паспортные данные физических лиц, а также номера их телефонов, адреса электронной почты, и хранит эти данные. Указанные сведения относятся к персональным данным (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

В такой ситуации организация осуществляет обработку персональных данных физлиц (сбор и хранение). В этом случае организация, по нашему мнению, является оператором персональных данных.

Если организация обрабатывает персональные данные работника (директора) и других физических лиц, она должна быть включена в реестр операторов персональных данных. Для этого необходимо представить соответствующее уведомление в Роскомнадзор (ч. 1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ). Направить уведомление необходимо до начала обработки персональных данных.

Исключение установлено только для трех случаев (ст. 22 Закона № 152-ФЗ в ред. Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ):

• данные включены в государственные информационные системы, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка (п. 7 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ);

• оператор обрабатывает данные вручную без использования средств автоматизации (п. 8 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ);

• данные обрабатываются в случаях, предусмотренных законодательством о транспортной безопасности.

Форма уведомления о намерении обрабатывать персональные данные утверждена приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180.

Направить уведомление в Роскомнадзор можно следующими способами:

• заполнить форму уведомления на сайте Роскомнадзора (нужна усиленная электронная квалифицированная подпись);

• направить в бумажном виде в адрес территориального органа Роскомнадзора (по месту регистрации организации);

• направить через личный кабинет на портале Госуслуг.

Напомним, что с 30 мая 2025 года выросли штрафы за нарушения в сфере обработки персональных данных. Так, за невыполнение или несвоевременное выполнение оператором обязанности уведомлять Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку персональных данных для организации установлен штраф от 100 000 до 300 000 руб. (ч. 10 ст. 13.11 КоАП РФ в ред. Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ).

До вступления в силу указанных норм не было специальной ответственности за неуведомление Роскомнадзора, поэтому применялись положения ст. 19.7 КоАП РФ, по которой штраф для организаций составлял до 5000 руб.

Какие ошибки выявляют инспекции в уведомлениях по имущественным налогам?

Документ

Информация УФНС России по Забайкальскому краю

Комментарий

Не позднее 25 июля 2025 года организации должны представить в налоговые органы уведомления об исчисленных суммах авансовых платежей по налогу на имущество, земельному налогу и транспортному налогу за 2-й квартал 2025 года.

УФНС России по Забайкальскому краю перечислило основные ошибки, которые допускают организации в уведомлениях. Ошибки следующие:

- указывается ОКТМО недействующих городских и сельских поселений, которые с 01.01.2025 входят в состав муниципальных округов;

- указывается КБК по земельному налогу, который не соответствует территориальному делению муниципального образования по месту нахождения земельного участка;

- по налогу на имущество, которое не входит в Единую систему газоснабжения, указывается КБК 182 1 06 02020 02 1000 110, а нужно указывать КБК 182 1 06 02010 02 1000 110;

- представляются уведомления с суммой налога 0 руб. (если нет суммы налога, уведомление представлять не нужно);

- сумма налога указывается с копейками, при этом сумму налога следует указывать в полных рублях (сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля);

- представляются уведомления об исчисленных суммах авансовых платежей по транспортному налогу и земельному налогу в отношении земельных участков, расположенных на территории муниципальных образований, где не предусмотрена обязанность по уплате авансовых платежей;

- некорректно указывается период, за который исчислена сумма авансового платежа, в поле "Отчетный (налоговый) период (код)" в уведомлениях по имущественным налогам необходимо указывать 34.

УФНС России по Забайкальскому краю отметило следующее. Если в течение налогового периода у плательщика нет изменений, влияющих на суммы авансовых платежей и налога, он может представить одно уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов за налоговый период с отражением авансовых платежей за I–III кварталы (при наличии) и сумм налога по итогам года.

Отметим, это касается как имущественных налогов, так и других налогов, в частности, налога по УСН (см. новость).

Граждане каких иностранных государств могут стать самозанятыми в РФ?

Документ

Письма Минфина России от 03.03.2025 № 03-11-11/20241, от 29.03.2024 № 03-11-11/28553

Комментарий

Минфин России в письме от 03.03.2025 № 03-11-11/20241 рассмотрел возможность применения налога на профессиональный доход (НПД) иностранными гражданами.

Ведомство напомнило, что самозанятыми (плательщиками НПД) могут быть физлица, в том числе ИП (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, далее – Закон № 422-ФЗ). При этом стать самозанятыми могут не только российские граждане, но и граждане Украины и Евразийского экономического союза (ЕАЭС) (ч. 3 ст. 5 Закона № 422-ФЗ). Напомним, в ЕАЭС также входят Беларусь, Армения, Казахстан и Киргизия.

Граждане иных иностранных государств не вправе применять НПД. На это обратил внимание Минфин России в комментируемом письме.

Добавим, право на НПД утрачивается со дня нарушения любого из ограничений (например, превышение дохода 2,4 млн руб.), предусмотренных ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ (ч. 19 ст. 5 Закона № 422-ФЗ).

Может ли ИФНС запрашивать документы при проверке 6-НДФЛ?

Документ

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 21.04.2025 № Ф09-473/25 по делу № А47-7677/2024

Комментарий

В рамках камеральной проверки 6-НДФЛ налоговая не может запрашивать у организации документы, подтверждающие целевой характер выплат (командировочные и пр.). На это указал Арбитражный суд Уральского округа.

При проверке расчета, который представила компания, инспекторы выявили несоответствие между указанной суммой доходов и выплатами, прошедшими по банковским счетам. На этом основании организации было направлено требование о предоставлении штатного расписания, табеля учета рабочего времени, документов по расчетам с персоналом. Налоговый агент передавать документы отказался, но пояснил, что выявленные инспекцией расхождения связаны с тем, что в адрес физлиц проводились выплаты, не облагаемые НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ, в т. ч. компенсировались командировочные расходы.

Такой ответ ИФНС не устроил. Инспекция начислила компании НДФЛ на всю сумму расхождения. Но суд доначисление отменил, так как истребовать в ходе камеральной проверки дополнительные документы можно только в случаях, прямо предусмотренных ст. 88 НК РФ. В других ситуациях налогоплательщик (налоговый агент) вправе, но не обязан представлять в налоговый орган дополнительную документацию в подтверждение достоверности данных, внесенных в отчетность. В рассматриваемом случае инспекция, выявив расхождение между 6-НДФЛ и данными, полученными из банков, могла запросить у организации пояснения или уточненный расчет, но не документы, подтверждающие целевой характер выплат (п. 3 ст. 88 НК РФ). Следовательно, у ИФНС не было оснований вменять агенту обязанность по исчислению НДФЛ со спорных сумм только потому, что он не представил соответствующие документы (постановление от 21.04.2025 № Ф09-473/25 по делу № А47-7677/2024).