Как в "1С:Бухгалтерии 8" отразить расходы на украшение офиса, корпоратив и подарки к Новому году?

В бухгалтерском учете затраты на проведение новогоднего корпоратива, украшение офиса и подарки контрагентам, сотрудникам и детям сотрудников учитываются в прочих расходах.

В целях налога на прибыль такие расходы учесть нельзя. Исключение – размещение новогодней атрибутики на фасадах зданий, выходящих на оживленные улицы, если это является требованием органов местной власти. Передача подарков получателям признается реализацией и облагается НДС.

О том, как в программе отразить такие операции, см. в статьях "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":

• Расходы на поздравительные открытки для контрагентов
• Новогодние подарки контрагентам
• Новогодние подарки детям сотрудников
• Новогодние подарки сотрудникам
• Учет расходов на новогодние украшения и праздничный корпоратив

Можно ли при УСН учесть в расходах затраты на новогодний корпоратив?

Вопрос аудитору

Организация на УСН с объектом обложения "доходы минус расходы" провела новогоднее мероприятие для сотрудников. Можно ли уменьшить базу по единому налогу при УСН на расходы по организации праздничного банкета?

Затраты на новогодний корпоратив не учитываются при УСН.

Это объясняется следующим образом.

Перечень расходов, которые уменьшают базу по единому налогу при УСН, приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Этот список является закрытым. Расходы на новогодний банкет для сотрудников в нем не указаны. Следовательно, для целей УСН учесть такие расходы нельзя.

Как оформить и оплатить работу в новогодние праздники сотрудникам на пятидневке?

Вопрос аудитору

Сотрудникам с пятидневным графиком работы (с понедельника по пятницу – рабочие дни, выходные – суббота и воскресенье) необходимо выйти на работу в новогодние праздники. Как правильно оформить и оплатить такую работу? Является ли такая работа сверхурочной и нужно ли оплачивать ее дополнительно как сверхурочную? Сотрудникам суммированный учет не установлен.

Новогодние праздники (новогодние каникулы и Рождество) длятся с 1 по 8 января и являются нерабочими праздничными днями для всех сотрудников организации (ч. 1 ст. 112 ТК РФ). В 2024 году дополнительно выходными днями будет период с 29 по 31 декабря. Привлечение сотрудников к работе в эти дни имеет ряд особенностей.

Работодатель вправе привлечь сотрудников к работе в нерабочий праздничный день только в исключительных случаях. Некоторые из них не требуют согласия работника. Такие ситуации поименованы в ч. 3 ст. 113 ТК РФ. Как правило, это какие-то чрезвычайные ситуации. В частности, привлечь к работе в выходной или праздничный день можно:

• для предотвращения катастрофы или производственной аварии;
• для устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
• для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
• для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств;
• а также в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части

Во всех остальных случаях необходимо согласие работника, а в некоторых еще и согласие профсоюза (при его наличии в организации).

Таким образом, прежде чем оформлять выход сотрудника на работу в выходной или нерабочий праздничный день, необходимо оповестить его о необходимости такого выхода и получить согласие. Оповестить о необходимости выйти на работу можно любым способом. Также необходимо издать распоряжение (приказ) в свободной форме о привлечении к работе в праздничный день (ч. 8 ст. 113 ТК РФ). Если сотрудник согласен выйти в выходной или нерабочий праздничный день, это оформляется письменно, например, в виде подписи сотрудника на приказе о привлечении к работе в праздник ("Согласен", подпись, дата).

При этом некоторые категории работников не могут быть привлечены к работе в выходные или нерабочие праздничные дни ни при каких условиях. К таким работникам относятся (ч. 1 ст. 259, ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ):

• беременные женщины,
• несовершеннолетние (не достигшие 18-летнего возраста) лица (кроме творческих работников и спортсменов).

Некоторых сотрудников можно привлечь к работе в праздничные дни, только если у них нет медицинского заключения о запрете на работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Это правило касается инвалидов и женщин, имеющих детей до трех лет (ч. 7 ст. 113 ТК РФ).

Время, отработанное в выходные и праздничные дни, необходимо отражать в Табеле учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) кодом "РВ" или "03" с указанием фактически отработанных в этот день часов.

Работа в выходной (праздничный) день оплачивается не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ), а именно:

• сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, – в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки
• работникам, получающим оклад:
• o в размере одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в выходной (праздничный) день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени;
• o в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Если по желанию работника, который трудился в выходной или нерабочий праздничный день, ему предоставлен другой день отдыха (отгул), работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Для сотрудников, работающих по графику пятидневной рабочей недели с выходными в субботу и воскресенье, работа в выходные или нерабочие праздничные дни всегда будет сверхурочной (поскольку норма для них – это рабочие дни). Поэтому считаем, что таким сотрудникам необходимо изначально производить оплату по правилам оплаты сверхурочной работы в праздник.

Так, если речь о сотрудниках на окладе, необходимо произвести оплату в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада.

Отметим, что для сотрудников, получающих месячный оклад, порядок его перевода на часовую тарифную ставку законодательством не определен. Работодатель может использовать один из следующих способов:

• исходя из месячной нормы времени по графику сотрудника. При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов (дней) в месяце выполнения работ и т. п. по графику работы сотрудника. Этот способ не следует использовать в месяцах, когда была переработка (см. определения Восьмого КСОЮ от 23.06.2020 № 88-11483/2020, Девятого КСОЮ от 21.11.2019 № 88-260/2019);
• исходя из среднемесячной нормы рабочего времени (определяемой автоматически по данным заполненного производственного календаря как 1/12 годовой нормы), при таком варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на среднее количество часов (дней) в месяце за год (письма Роструда от 28.09.2011 № 2822-6-1, Минздрава России от 02.07.2014 № 16-4/2059436);
• исходя из месячной нормы времени по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели, установленной для графика сотрудника. При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов (дней) в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели – 5 или 6 дней (определение Восьмого КСОЮ от 23.06.2020 № 88-11483/2020).

Если работа в праздники оплачена как сверхурочная, то при подсчете сверхурочных часов за месяц она более не учитывается, поскольку она уже была оплачена в повышенном размере (ч. 3 ст. 152 ТК РФ). Следовательно, дополнительно оплачивать сверхурочные часы, отработанные в праздники и оплаченные как сверхурочные, не нужно.

Также отметим, что при оплате работы в праздники необходимо учитывать не только оклад, но все иные выплаты, входящие в систему оплаты труда. К ним относятся премии, надбавки, компенсации (подробнее см. статью). При этом, по нашему мнению, указанные выплаты необходимо учитывать в двойном размере (подробнее см. статью).

Можно ли учесть расходы на украшение офиса к Новому году?

Вопрос аудитору

Организация украсила офис гирляндами, установила новогоднюю елку. Можно ли учесть расходы на покупку ели и новогодних украшений при расчете налога на прибыль?

Расходы на украшение офиса к Новому году учитывать в расходах рискованно.

Объяснение следующее.

При расчете налога на прибыль можно учесть расходы, которые являются экономически обоснованными и направленными на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Покупка ели и украшений для офиса к Новому году, по нашему мнению, не отвечают указанным требованиям. Поэтому такие расходы в целях налога на прибыль безопаснее не учитывать.

В то же время если в офис заходят партнеры и клиенты, новогоднее оформление создает благоприятный имидж организации. Это, вероятно, повысит спрос на товары, услуги. В таком случае расходы на новогодние украшения офиса можно учесть в качестве прочих (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако не исключено, что свою позицию придется доказывать в суде. Есть примеры решений в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС Московского округа от 23.05.2011 № КА-А40/4531-11, постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2008 № Ф09-4255/08-С2).

Можно ли на ОСН учесть новогодние подарки для охранников, не являющихся работниками организации?

Вопрос аудитору

Безопасность организации обеспечивают сотрудники ЧОПа, с которым заключен соответствующий договор. К Новому году организация приготовила подарки для своих работников, а также для охранников ЧОПа. Можно ли при расчете налога на прибыль учесть в расходах стоимость подарков для сотрудников ЧОПа?

Расходы на приобретение подарков для сотрудников ЧОПа при расчете налога на прибыль не учитываются.

Обоснуем ответ.

Расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они являются экономически обоснованными и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты на охранные услуги (по договору с ЧОПом) учитываются при расчете налога на прибыль как прочие расходы в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Стоимость подарков можно списать на расходы, если подарки вручаются работникам организации исключительно в виде поощрения за их производственные результаты. В таком случае их стоимость учитывается в расходах на оплату труда по ст. 255 НК РФ (письмо Минфина России от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291).

Охранники, привлеченные по договору с ЧОПом, в штате организации не состоят. Вручение им подарков не связано с текущей деятельностью организации, направленной на получение дохода. Поэтому стоимость новогодних подарков для охранников нужно рассматривать как безвозмездно переданное имущество (письма Минфина России от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819, от 08.10.2012 № 03-03-06/1/523). А такие расходы не учитываются при определении базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 12.12.2019 № 03-03-06/1/97135).