Когда нужно утвердить график отпусков на 2023 год?

Вопрос аудитору

График отпусков должен быть утвержден до начала календарного года. Когда нужно утвердить график отпусков на 2023 год в 2022 году?

График отпусков на 2023 год следует утвердить не позднее 17 декабря 2022 года. Обосновывается это следующим.

В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно по графику отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399 Минтруд России отметил, что график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря текущего года включительно. Если эта дата приходится на нерабочий день, днем окончания срока является ближайший следующий за ним рабочий день.

В 2022 году 17 декабря выпадает на субботу (выходной день), поэтому график отпусков должен быть утвержден работодателем 19 декабря 2022 года. Утвердить его можно и раньше, поскольку ТК РФ не содержит запрета на утверждение графика отпусков заранее. Напоминаем, график отпусков составляется в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График составляется на основе унифицированной формы № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, или на основе самостоятельно разработанной формы.

За отсутствие утвержденного графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За такое нарушение предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа:

• на должностное лицо, индивидуального предпринимателя – от 1000 рублей до 5000 рублей;
• на организацию – от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

За повторное аналогичное нарушение накажут строже (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностное лицо – штраф от 10 000 рублей до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• на индивидуального предпринимателя – штраф от 10 000 рублей до 20 000 рублей;
• на организацию – штраф от 50 000 рублей до 70 000 рублей.

Микропредприятия и некоммерческие организации, отказавшиеся от издания локальных нормативных актов, вправе не утверждать график отпусков, устанавливая их даты в письменном соглашении между работником и работодателем (ч. 1 и ч. 2 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

Можно ли при трудоустройстве требовать ИНН от работника?

Вопрос аудитору

При приеме на работу будущий сотрудник представил все необходимые документы, кроме свидетельства с указанием ИНН. Правомерно ли заключать трудовой договор с физлицом без таких данных? Или соискателю необходимо отказать?

Работодатель не имеет права требовать ИНН сотрудника при трудоустройстве. Если соискатель не представит ИНН, ему нельзя отказать в приеме на работу.

Обоснуем ответ.

Перечень документов, которые необходимо получить от физлица при приеме на работу, содержится в ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе с указанием присвоенного ИНН среди них не упоминается.

При этом ч. 3 ст. 65 ТК РФ запрещает требовать от физлица документы, не предусмотренные ТК РФ либо иными федеральными законами, а также указами президента и постановлениями Правительства России.

Отметим, что ИНН присваивается всем налогоплательщикам, включая физических лиц, при регистрации в налоговых органах. Причем граждане, которые не являются предпринимателями, могут обратиться в налоговый орган с заявлением о постановке на учет, но не обязаны этого делать. Согласно п. 7 ст. 83 НК РФ налоговые органы самостоятельно ставят их на учет на основании сведений от регистрирующих органов. В частности, от органов, осуществляющих регистрацию физлиц по месту жительства, либо органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ (п. 3, 8 ст. 85 НК РФ).

Скорее всего, ИНН присвоен физическому лицу. Но гражданин об этом не знает либо не хочет сообщать. Заставить его нельзя, поэтому целесообразно проверить наличие ИНН на сайте налоговой службы через сервис "Узнай свой ИНН". Достаточно ввести Ф. И. О., дату рождения и данные паспорта (иного документа, удостоверяющего личность). Если выяснится, что гражданин не зарегистрирован в инспекции (нет данных об ИНН), это все равно не может стать причиной для отказа в заключении трудового договора.

Отметим, что в справке о доходах физического лица (приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@) не заполняется поле "ИНН в Российской Федерации" в отсутствие у получателя дохода ИНН. В разделе 3 расчета по страховым взносам ИНН застрахованного лица также указывается при наличии (п. 17.7 Порядка заполнения РСВ, утв. приказом ФНС России от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@).

В форме СЗВ-М в разделе 4 "Сведения о застрахованных лицах" графа ИНН заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица (п. 19 Порядка заполнения формы СЗВ-М, утв. постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п).

Можно ли принять на работу сотрудника без регистрации (прописки)?

Вопрос аудитору

Организация хочет принять на работу сотрудника, у которого в паспорте нет отметки о регистрации по месту жительства. Правомерно ли это?

Работодатель не может отказать в приеме на работу сотруднику без регистрации по месту жительства. Такого сотрудника необходимо принять на работу.

Обоснуем ответ.

ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Кроме того, не допускается прямое или косвенное ограничение прав работников в зависимости от регистрации по месту жительства или месту пребывания (ч. 2 ст. 64 ТК РФ). Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 17.03.2004 № 2 пришел к выводу, что работодатель, отказавший в трудоустройстве гражданину без регистрации по месту жительства (прописки), нарушает право такого работника на свободу передвижения и выбор места жительства, гарантированное Конституцией (см. п. 11).

Работодатель не несет ответственности за отсутствие у сотрудников регистрации по месту жительства или пребывания, поскольку не обязан следить за регистрацией своих сотрудников (письмо Роструда от 18.12.2008 № 6967-ТЗ). Таким образом, заключая трудовой договор с сотрудником, у которого нет регистрации по месту жительства (прописка), трудовое законодательство работодатель не нарушает.

Как оформить факт уничтожения персональных данных?

Документ

Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179

Комментарий

Оператор персональных данных обязан уничтожить обрабатываемые им данные в случаях, перечисленных в законе. К таким случаям относятся:

•  незаконное получение персональных данных или отсутствие необходимости в этих данных (ч. 1 ст. 14, ч. 3 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ);
• неправомерная обработка персональных данных (ч. 3 ст. 21 Закона № 152-ФЗ);
• достижение цели обработки персональных данных (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ);
• отзыв субъектом персональных данных согласия на их обработку (ч. 5 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Роскомнадзор утвердил Требования к документальному оформлению факта уничтожения персональных данных (далее – Требования). Они будут действовать с 1 марта 2023 по 1 марта 2029 года.

Из Требований следует, что если обработка персональных данных проводилась без использования средств автоматизации (вручную), то для подтверждения факта уничтожения персональных данных оформляется соответствующий акт.

Если же обработка персональных данных проводилась с использованием средств автоматизации, например, при помощи компьютеров, то наряду с актом об уничтожении персональных данных потребуется сделать выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе оператора персональных данных (далее – Выгрузка из журнала).

Поскольку форма акта об уничтожении персональных данных не утверждена, его можно составить в произвольной форме. При этом в акте об уничтожении персональных данных должны содержаться следующие сведения:

• наименование организации или Ф. И. О. (при наличии) физического лица – оператора персональных данных;
• адрес оператора персональных данных;
• наименование организации или Ф. И. О. (при наличии) физического лица, которые обрабатывали персональные данные по поручению оператора (при наличии такого поручения);
• Ф. И. О. (при наличии) субъектов персональных данных или иная информация, относящаяся к определенным физическим лицам, чьи персональные данные были уничтожены;
• Ф. И. О. (при наличии) и должность лиц, уничтоживших персональные данные и их подписи;
• перечень категорий уничтоженных персональных данных;
• наименование уничтоженных материальных носителей с персональными данными с указанием количества листов в отношении каждого такого носителя (если персданные обрабатывались без использования средств автоматизации, то есть на бумаге);
•  наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные (если персональные данные обрабатывались с использованием средств автоматизации);
• способ уничтожения персональных данных;
• причину уничтожения персональных данных;
• дату уничтожения персональных данных.

Акт об уничтожении персональных данных может быть оформлен как на бумаге, так и в электронной форме. В первом случае он заверяется личной подписью лиц, уничтоживших персональные данные, а во втором – их электронной подписью. Поскольку в приказе Роскомнадзора не уточняется, какая именно электронная подпись должна применяться, полагаем, что акт следует подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью, если локальными нормативными актами оператора персональных данных не предусмотрено, что он может быть подписан усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Выгрузка из журнала должна содержать следующие данные:

• Ф. И. О. (при наличии) субъектов персональных данных или иную информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, чьи персональные данные были уничтожены;
• перечень категорий уничтоженных персональных данных;
• наименование информационной системы персональных данных, из которой они были уничтожены;
• причину уничтожения персональных данных;
• дату уничтожения персональных данных.

При невозможности указать в выгрузке из журнала какие-либо сведения, их следует отразить в акте об уничтожении персональных данных.

Если оператор обрабатывает персональные данные, используя и не используя средства автоматизации, при их уничтожении следует оформлять акт об уничтожении и выгрузку из журнала.

Хранить все документы об уничтожении персональных данных следует не менее трех лет с момента уничтожения. Как именно исчислять этот срок, в документе не уточняется. Рекомендуем хранить документы с небольшим запасом по времени.

Поскольку ранее требований к фиксации факта уничтожения персональных данных закон не устанавливал, операторы персональных данных самостоятельно определяли порядок фиксации факта их уничтожения. К 1 марта 2203 года следует привести установленный порядок в соответствие с требованиями, закрепленным приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

Каковы последствия неактуального адреса в ЕГРЮЛ?

Документ

Письмо Минфина России от 25.10.2022 № 03-12-13/103191

Комментарий

Минфин России в письме от 25.10.2022 № 03-12-13/103191 напомнил о необходимости внесения в ЕГРЮЛ актуального адреса организации.

В общем случае место нахождения юридического лица определяется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования) (п. 2, 5 ст. 54 ГК РФ). Место нахождения юридического лица указывается в его учредительном документе и в ЕГРЮЛ.

Кроме того, в ЕГРЮЛ указывается адрес организации в пределах места нахождения юридического лица (п. 3 ст. 54 ГК РФ, пп. "в" п. 1 ст. 5 Федерального закона 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Все юридически значимые документы (уведомления, требования, извещения и т. д.) будут направляться именно по адресу регистрации ООО. Причем они считаются полученными организацией, даже если она не находится по этому адресу (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Иначе говоря, организация несет все риски, связанные с неполучением таких документов.

Например, Девятый кассационный суд общей юрисдикции признал правомерным привлечение организации, которая отсутствовала по юридическому адресу, к ответственности, предусмотренной ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ (за воспрепятствование проведению проверки). Мы писали об этом здесь.

Также отсутствие организации по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, является основанием для внесения в ЕГРЮЛ записи о недостоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Это может повлечь проблемы в отношениях с контрагентами.

Эти положения должны соблюдать и компании-банкроты (см. комментарий).