Спойлер: проще всего использовать совмещение должностей!

Первый вариант – привлечение заместителя в случае наличия такой должности. Как правило, в трудовом договоре заместителя руководителя заранее прописаны условия временного исполнения обязанностей самого руководителя. В этом случае ничего дополнительно не требуется. Приказ о временном назначении может потребоваться только в случае выбора из нескольких замов одного исполняющего обязанности.

Есть еще один нюанс – оплата труда при замещении. По закону дополнительно ничего не доплачивать не требуется, но руководитель имеет на это право (и, как правило, оформляет доплату в виде премии).

Второй вариант, если нет должности заместителя или она вакантна, – оформить совмещение для другого работника. В этом случае он будет выполнять работу руководителя параллельно со своей, и ему за это полагается официальная доплата. Для корректного оформления требуется заключить допсоглашение к трудовому договору сотрудника, издать приказ о замещении и дать подписать сотруднику, и рассчитать сумму доплаты.

Стоит учесть, что эта доплата является частью официальной зарплаты, и поэтому облагается всеми полагающимися налогами и взносами.

Кроме того, надо помнить, что данные о совмещении не требуется вносить в такие документы, как табель учета рабочего времени, трудовая книжка или личная карточка сотрудника.

Еще одна тонкость – подписывание документов за руководителя. По закону запрещено ставить свою подпись около ФИО руководителя. Как правило, дополнительно прописывают «За руководителя организации» и только после этого расписываются.

И последнее: руководителю стоит составить памятку с ключевыми моментами работы для своего временного заместителя, и тогда поводов обращаться к нему в отпуске будет существенно меньше.