Личный кабинет

Что делать при утрате бухгалтерских документов?

Недавно мы рассказывали о том, сколько должны храниться бухгалтерские документы. Но что делать, если эти документы были утеряны и уничтожены?

  1. В первую очередь руководителю организации требуется оформить приказ о назначении специальной комиссии, которая должна выдать заключение о причине утраты документов. Заключение должно быть подкреплено справками из соответствующих органов (например, в случае пожара эту справку выдает противопожарная служба).
    Помимо этого, комиссия обязана провести инвентаризацию и выявить утраченные документы, список которых подтверждает руководитель компании. При возможности комиссия также выявляет виновных в случившемся.
  2. После всех этих манипуляций желательно сообщить налоговой инспекции об утрате документов, оформив заявление в произвольной форме и приложив вышеперечисленные бумаги. Это не обязательно с точки зрения закона, но может помочь самой компании в случае камеральных проверок и иных запросов со стороны налоговой.
  3. Оптимальный план по восстановлению документов – начать с банковских выписок. На основании них можно составить список контрагентов и попросить их прислать копии утерянных документов.
    После этого стоит сформировать акты сверки расчетов, чтобы не упустить информацию о тех документах, по которым не было безналичной оплаты.
  4. Процесс восстановления кадровых документов сложнее, могут помочь расчетные листки, трудовые договоры и другие документы, которые могут сохраниться у работников на руках. Часто кадровики сканируют договоры и другие важные бумаги, или оставляют копии в электронном виде, тогда достаточно их распечатать и заверить личной подписью.
  5. Обязательно надо сделать сверку с налоговой инспекцией, у них должно быть достаточное количество информации для восстановления налоговых документов.
  6. В конце процесса восстановления делается сверка имеющихся документов и тех, что предоставили различные органы (ПФР, ФСС и т.д.). Если данные совпадают – документы восстановлены в полном объеме. Не стоит забывать про штрафы за отсутствие бухгалтерской и кадровой документации, от 5000 до 50000 рублей для юрлица.

Все новости

Единый семинар Налоговый календарь 1С:Мультибух 54ФЗ БизнесСтарт Как отличить фирменный продукт от подделки 54-ФЗ 8+4 1C:Fresh